Mehr Effizienz bei den administrativen Prozessen nach der Einführung von DocuWare: Bericht der Stiftung Kloster Eberbach

 in DocuWare, Dokumentenmanagement

Seit mehreren Jahren realisiert die applabs GmbH erfolgreich in der D-A-CH Region Projekte mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) DocuWare. Wir sind zum vierten Mal in Folge in dem exklusiven Diamond Club*  als einer der zwölf umsatzstärksten DocuWare Partner. Allein im Jahr 2020 haben wir über 30 neue DMS-Projekt umgesetzt. Einer unserer zufriedenen Kunden ist die Stiftung Kloster Eberbach.

 

Seit der Einführung von DocuWare vor etwa 3 Jahren profitiert die Stiftung von deutlich mehr Transparenz bei den eingehenden Rechnungen. Bei ca. 1.500 jährlich in Papierform eingehenden Rechnungen wurde vor der Einführung die Post an die entsprechenden Stellen der Einrichtung manuell verteilt, sodass der Prozess des Verteilens und der Freigabe der Belege mehrere Wochen dauerte und zudem noch viele Rechnungen verloren gingen. Dank der Automatisierung mithilfe von DocuWare erhält die Stiftung mittlerweile ca. 95 % der Rechnungen elektronisch. Die Verteilung an die zuständigen Stellen geschieht innerhalb von wenigen Minuten und die archivierten Belege können jederzeit ohne Aufwand aufgerufen werden.

Die Stiftung Kloster Eberbach schätzt vor allem die intuitive Bearbeitungsoberfläche für die Anwender sowie die Anpassungsmöglichkeiten der Workflows in DocuWare. Das beinhaltete Berechtigungskonzept sorgt zudem für ein gutes und effizientes Arbeiten mit dem System.

In der nachfolgenden Case Study bzw. Referenzbericht berichtet Herr Yannick Müller, Leitung Finanzen und Controlling, IT, über die vorteilhafte Änderungen der Arbeitsprozesse nach der Umsetzung des Projektes.

 

Hier können Sie den vollständigen Bericht herunterladen:

Mehr Effizienz bei den administrativen Prozessen nach der Einführung von DocuWare: Bericht der Stiftung Kloster Eberbach

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