Dokumente digital (rechtssicher) unterschreiben

 in Allgemein, Cloud, DocuWare, Dokumentenmanagement

Rechtskonform digital unterschreiben – mit elektronischen Signatur-Verfahren

Mit einer elektronischen Signatur weisen Sie nach, dass ein Dokument nicht manipuliert wurde und wirklich von Ihnen stammt. Auch international sichern Sie damit das Vertrauen in Ihre Unterschrift ab.

DocuWare unterstützt ab sofort elektronische Zertifizierungsverfahren!

Dadurch lassen sich nun Dokumente, die in DocuWare abgelegt wurden, digital rechtssicher unterschreiben. Ausdrucken, unterschreiben und erneut einscannen ist damit hinfällig.

Aktuell unterstützt DocuWare dafür den Signatur-Dienstleister ValidatedID. In Kürze wird der Anbieter DocuSign folgen.

Ein Anwendungsfall könnte beispielsweise so aussehen:

  1. Sie erzeugen mit DocuWare Forms einen neuen Vertrag, indem das dafür vorbereitete Web-Formular mit den Daten des Vertragspartners ausfüllen. DocuWare Forms schreibt die Daten in eine Blanko-Vertragsvorlage und erzeugt so einen „Vertrag mit Inhalt“.
  2. Durch die Archivierung dieses neuen Vertrages löst ein Workflow auf Basis des DocuWare Workflow Manager aus und schickt den (PDF-)Vertrag an den Signatur-Dienstleister.
  3. Der Signatur-Dienstleister erzeugt nun eine E-Mail und sendet diese an den hinterlegten Ansprechpartner des Vertragspartners.
  4. Der Ansprechpartner klickt innerhalb dieser E-Mail auf einen Link und kann nun den Vertrag online unterschreiben – entweder über die Maus oder via Stift auf einem Tablet. Zusätzlich wird die Authentizität des Unterzeichners entweder über ein Zertifikat oder über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sichergestellt
  5. Nach dem Unterschreiben schickt der Signatur-Dienstleister den fertigen Vertrag zurück an Ihr DocuWare-System und tauscht dort den vorherigen Vertrag (ohne Unterschrift) mit dem unterschriebenen Dokument aus.

Der DocuWare-Dienst, welcher in einem DocuWare-Workflow eingebaut wird und zum Ansprechen des Signatur-Dienstleisters notwendig ist, ist bei DocuWare Cloud Systemen kostenlos. Bei DocuWare On Premise Systemen muss dieser Dienst als Zusatzmodul kostenpflichtig erworben werden.

Zudem benötigen Sie beim gewählten Signatur-Dienstleister ein entsprechendes Abonnement für die digitalen Signaturen.

Alles Notwendige an Software-Lizenzen und natürlich auch die Dienstleistungen zum Einrichten und Konfigurieren erhalten Sie ab sofort bei uns!

Lesen Sie mehr zur Thematik im DocuWare-Blog.

 

Schreiben Sie einen Kommentar

Suchbegriff eingeben und "ENTER" klicken

DocuWare