DocuWare ist ein professionelles Dokumentenmanagement-System, das eine zentrale und rechtskonforme Archivierung sicherstellt. Die Archivierung entspricht den aktuellen Gesetzen GoB und GoBD.
Mit DocuWare archivieren Sie Dokumente verschiedenster Formate aus unterschiedlichsten Anwendungen und finden diese dann im zentralen Dokumentenpool schnell und einfach wieder.
Eine Versionierung, Scan Anbindung sowie automatisierte Auslese und Indexierung vervollständigen den umfangreichen Funktionsumfang.

Durch Verlinkungen untereinander werden die verschiedenen Dokumente in DocuWare miteinander verknüpft, sodass alle relevanten Dokumente in digitalen Akten aufrufbar sind. Verwenden Sie diese Funktion zum Beispiel im Personalwesen für eine Personalakte oder zusammen mit unserer NAV-Branchenlösung applabs Rental & Service für eine Artikel-/Geräteakte mit allen wichtigen Dokumenten pro technisches Gerät oder Artikel.

Die bidirektionale Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics NAV bietet eine tiefgreifende Integration.

Ausgewählte Funktionen der DW2NAV Schnittstelle:

• Vollautomatische und serverseitige Archivierung aller NAV-Belege (VK und EK) im PDF-Format – ohne Notwendigkeit eines virtuellen Druckers
• Import von Daten per XML-Datei, beispielsweise aus RecSolution generierte Daten
• Befüllen von Einkaufs.-Buchungsblättern per XML-Datei
• Aktive Suche durch NAV nach zu übertragenden Belegen
• Anlegen neuer Belegdatensätze (z.B. EK-Rechnungen)
• Aktualisieren und Ergänzen bestehender Belegdatensätze (Rechnungsinformationen an Bestelldatensatz anfügen)
• Direkte Suche per Dialog in NAV mit Anzeige archivierter Belege per Browser („DocuGate“)
• Eingangsrechnungsbuch in NAV
• Anzeige von archivierten Belegen aus beliebigen Stellen in NAV heraus (Buch.-Blätter, Tabellen wie Artikel, Sachposten etc.) per integriertem Button
• Dokumenten-Upload und Anhängen von externen Dateien, sowie Archivierung zum gewählten Beleg als Folgeseite (z.B. AGB’s, Kalkulationen o.ä.)

Mit dem Workflowmanagement von DocuWare haben Sie alle Prozess-Status mit einem Klick im Blick und steuern Ihre Prozesse ganz einfach über digitale Stempel. Mit Aufgabenlisten, Vertreterregelungen, Eskalationen,  Benachrichtigungen und einem grafischen Workflowdesigner bietet DocuWare alles, was Sie für die Automatisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, zum Beispiel in der Eingangsrechnungsfreigabe, benötigen.

DocuWare biete eine rechtssichere E-Mail Archivierung ganz nach Ihren Wünschen – entweder serverbasiert oder clientbasiert und userbezogen. Sie können auswählen ob die E-Mail selbst und/oder nur der Anhang als PDF archiviert werden soll.
Bei Fragen zur rechtssicheren E-Mail Archivierung unterstützen wir Sie gerne!

DocuWare lässt sich auch flexibel per mobiler App nutzen – bequem von unterwegs oder vom Home Office aus. Profitieren Sie von zeitlicher Unabhängigkeit und der vollen Flexibilität, indem Sie beispielsweise per Smartphone offene Rechnungen freigeben oder über ihr Mobilgerät Zugriff auf Kundenakten und aktuelle Statusinformationen erhalten. Der Kundendienst scannt Auftragsdaten mobil oder erfasst sie per Web-Formular und leitet sie automatisch zur Bearbeitung weiter.