Nutzen Sie Ihre Stammdaten auch
in einem DocuWare Cloud System!

Laden Sie automatisiert Stammdaten in ein DocuWare Cloud System

Das Problem: Ein DocuWare Cloud System hat keinen direkten Zugriff auf die lokalen und netzwerkinternen Datenbanken Ihrer Fibu-Systeme oder Warenwirtschaft, in welcher Sie Ihre Stammdaten pflegen. Der „DocuWare Local Data Connector“, der eigentlich die Brücke zwischen Ihrer lokalen Anwendung und dem eigenen Cloud-System schlagen soll, hat eine Datenlimitierung von 1.000 Einträgen.

Die Lösung: Mit dem applabs Zusatzmodul „Cloud Data Uploader“ für DocuWare können Sie automatisiert Daten aus einem lokalen Microsoft SQL Server in Ihr DocuWare Cloud System laden, um dort z.B. innerhalb eines Workflow darauf zuzugreifen.

Anwendungsbeispiele

  1. Digitale Rechnungsprüfung mit eigenen Stammdaten
    Sie nutzen DocuWare für eine digitale Rechnungsprüfung, möchten aber mit aktuellen und validen Daten arbeiten und neben den Kreditorenstammdaten auch Kontierungsinformationen wie beispielsweise Sachkonten oder Kostenstellen angeben können.
  2. Sichere Übergabe an FiBu-oder ERP-Systeme
    Nach einem Prüf- und Freigabeverfahren sollen die Daten der Rechnung an das ERP-System übertragen werden. Damit dessen Importer nicht auf Fehler laufen, wird über den „applabs Cloud Data Uploader“ sichergestellt, dass die Daten korrekt sind – da diese vorab aus dem ERP-System selbst kamen.
  3. Keine Begrenzung
    DocuWare bietet mit dem eigenen „Local Data Connector“ bereits ein Tool an, mit welchem Sie lokale Daten in die Cloud synchronisieren können. Heben Sie mit unserem Tool das Limit von maximal 1.000 Datensätzen auf.

Technischer Ablauf: Derzeit unterstützen wir mit diesem Produkt den Microsoft SQL Server als Datenquelle. Wir empfehlen die Anlage einer SQL View, die alle gewünschten Daten bereitstellt. Der „applabs Cloud Data Uploader“ generiert eine temporäre CSV-Datei, welche via FTP-Upload an ein DocuWare System übertragen wird. Von dort aus lässt sich mit dem DocuWare Autoindex ein Hilfsarchiv befüllen, welches als Datenquelle für Auswahllisten bei der Dokumentenablage oder für eine Kontierung innerhalb eines Workflows dient.

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