Einfache und schnelle DocuWare Upgrades
und Server-Migrationen durchführen!

Upgraden und Migrieren Sie DocuWare Server mit wenig Aufwand

Das Problem: DocuWare, der Hersteller des gleichnamigen Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht zweimal im Jahr ein Minor-Update. Obwohl der sich Aufwand für das Einspielen eines Updates im überschaubaren Rahmen befindet, werden diese nicht regelmäßig durchgeführt. Dies hat nicht nur finanzielle Gründe, sondern gelegentlich besteht auch keine Notwendigkeit für ein Update. In Summe kann es jedoch zu der Situation führen, dass ein DocuWare-System einige Jahre nicht aktualisiert wurde. Wenn das DMS zusätzlich auf einem älteren Windows Server läuft, kommen noch Support- und Betreuungsthematiken für das Betriebssystem dazu. Die Kombination dieser unterschiedlichen Gründe können dazu führen, dass der Zeitpunkt kommt, ein vollständig neues Server-System mit einer tagesaktuellen DocuWare-Version aufzusetzen.

Ein Upgrade ist in diesem Fall nicht mehr möglich, das System muss migriert werden. Sind die Versionssprünge schon so groß, muss gegebenenfalls das „alte“ System erstmal mehrere Upgrades durchlaufen, bevor die Daten und Systemstruktur auf den neuen Server umgezogen werden müssen. Dies kostet Zeit und somit auch Geld. Und genau an dieser Stelle hilft Ihnen der applabs Backup Restorer weiter!

Die Lösung: Mit dem applabs Zusatzmodul „Backup Restorer“ kann insbesondere Ihr DocuWare-Betreuer, welcher in der Regel solche Migrationen und Upgrades durchführt, das Problem schneller lösen! Und dies spart seine Zeit und somit auch (Ihr) Geld (als Endanwender). Was macht nun das neue Zusatzmodul? Unabhängig vom Versionsstand des Altsystems und dessen archivierte Dokumente kann es bereits abgelegte Dokumente in einem völlig neuen – und topaktuellen – DocuWare-System einspielen, archivieren und indexieren!

Andersrum ausgedrückt: Sie sparen sich mit unserem Tool aufwändige Upgrade- und Migrationsprozesse, sondern installieren das neue DocuWare-System, kopieren die Dokument-Speicherorte und unser Tool baut die Datenbank neu auf, indexiert die Dokumente neu und stellt den Archiv-Zustand wieder her.

Anwendungsbeispiele

  1. Upgrade eines DocuWare 6.x Systems
    Bei älteren DocuWare-Systemen mit Versionen 6.x müssen mehrere Upgrades durchlaufen werden. Mit dem applabs Backup Restorer werden die bereits archivierten Belege vollständig im neuen DocuWare-System (Version 7.x) archiviert und indexiert. Kein aufwändiger Upgrade-Prozess erforderlich.
  2. Migration des DocuWare-Systems auf einen neuen Server
    Wessen DocuWare-Systeme noch auf Windows Server 2008 laufen, kennen das Problem: Der Support für dieses Betriebssystem läuft aus, die IT möchte aktuelle Server-OS nutzen etc. Setzen Sie eine völlig neue Maschine auf und „migrieren“ den Altdatenbestand mit unserem Tool schnell und effizient auf dem neuen, aktuellen DocuWare-System.
  3. Schneller Restore eines (alten) Backups
    Der DocuWare-Server/das System ist gecrasht, warum auch immer. Die Daten müssen nun aus einem Backup wieder hergestellt werden. Das applabs Zusatzmodul „Backup Restorer“ übernimmt diesen Job und legt alle in einem Speicherort gefundenen Dateien in einem neuen DocuWare System ab und nutzt die gefundenen Metadaten für eine Indexierung.
  4. Datenherstellung nach einem Viren-Befall mit Verschlüsselung
    Nach einem Virenbefall wurden die PDF- Dateien verschlüsselt und mit der zusätzlichen Endung pysa gespeichert. Alle anderen Dateien sind unberührt und sollen archiviert werden. Auch Dateien, die als Anhang an einem PDF waren.

Was wird alles übertragen?

Das Tool archiviert nur bereits in einem anderen DocuWare-System vorliegende Dokumente und Dateien und legt diese in einem neuen DocuWare-System indexiert ab. Das heißt, es benötigt Zugriff auf die (alten) „Speicherorte“. Es werden neben den Dokumenten keine Einstellungen oder Konfigurationen des Systems selbst übertragen.

Verfügbare Einstellungen & Funktionen:

  1. Ausschließen von Dateien (z.B. von einem Virus verschlüsselte Dateien, die nicht mehr gelesen/geöffnet werden können)
  2. Auswerten von „älteren“ XML-Headerdateien für eine Indexierung
  3. Auswerten von „aktuellen“ DWX-Headerdateien für eine Indexierung
  4. Anlegen von Datensätzen, auch wenn kein Dokument gefunden wurde
  5. Optionales Feldmapping, falls die Archivstruktur nicht mehr verfügbar ist
  6. Logging & Protokollierung
  7. Unterstützt als Zielsystem DocuWare OnPremise, als auch Cloud-Systeme

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